To be a librarian, today and tomorrow Birdie McLennan (dernière mise à jour : 15 mai 2000)

Bonjour Mesdames et Messieurs. Thank you for being here today. Merci de votre présence ici aujourd'hui. J'aimerais vous dire que je suis très contente d'être ici. C'est ma première visite en Belgique (et même en Europe) et ma première conférence en dehors de l'Amérique du nord. J'aimerais surtout remercier ma collègue, Madame Simone Jérôme, de m'avoir inviter participer à cet échange. Merci aussi au réseau des bibliothèques de l'Université de Liège et à l'Association Belge de Documentation de leur soutien et de leur accueil.

Alors, j'ai été invitée à réfléchir au sujet du métier de bibliothécaire … Qu'est-ce que ça veut dire, être bibliothécaire dans un monde qui est en changement perpétuel ? J'espère que nous pouvons réfléchir ensemble parce que c'est un monde qui offre tant de possibilités que je ne puis pas prétendre savoir tout ce qui va arriver. En fait, je suis convaincue que la collaboration et la cooperation parmi nous (dans des forums comme celui-ci aujourd'hui) sont très importantes pour assurer le succès de notre travail et de nos programmes de formation. C'est ainsi mon espérance que nous pourrons discuter ensemble ce sujet, ce grand domaine du présent et du futur du bibliothécaire et son rôle au monde.

Avant que je ne plonge au milieu des bibliothécaires et de la bibliothéconomie je voudrais parler de la langue et du style de cette présentation ….

Maintenant c'est probablement bien évident que le français n'est pas ma langue maternelle. Je n'ai jamais -- jusqu'à ce moment -- essayé de m'adresser complètement en français à un groupe professionel … et je ne sais pas encore si je suis à l'hauteur de la tâche. Ce qui m'a frappé en faisant les préparations pour ce voyage ce sont les limitations de ma connaissance de la langue française, ainsi que les différences culturelles entre la sensibilité nord-américaine et européene. L'anglais serait plus efficace pour moi. Pourtant, en réfléchissant comment je devrais faire un discours en Belgique, je me suis trouvée tirée entre le français et l'anglais. Je veux bien donc m'exprimer ... comment ? … dans les deux langues !

Pourquoi ? Parce que l'anglais est bien sûr ma langue de travail et ma langue maternelle. Que c'est facile! Mais j'aime bien le français, je l'apprends depuis cinq ans parce que c'est aussi beau que pratique. Le Vermont (où je demeure) se situe juste à côté du Québec, le Canada-francophone. Alors je trouve que le processus de l'apprentissage est un grand défi culturel et linguistique, mais en vaut bien la peine. D'ailleurs, c'est amusant -- ou comme on dirait au Québec -- c'est bien le fun !

Ainsi dit, on y va. J'espère que vous pourrez me suivre. Excusez mon accent, ou bien, si je fais des fautes en français, j'espère que cela n'empêchera pas votre compréhension (si oui, vous pouvez me le dire). De toute manière, j'apprécie votre indulgence et votre patience. Merci.

Pour mieux réfléchir à la pratique et la formation de bibliothécaire aujourd'hui et demain, je pense qu'il serait instructif de réfléchir aux origines du métier. Alors d'où viennent les bibliothécaires ? On peut retrouver les premiers bibliothécaires au début de l'époque alexandrine en Égypte, trois siècles avant Jésus-Christ, parmi les rouleaux de papyrus, les érudits et leurs premières quêtes pour savoir. A cette époque-là, on a connu une grande bibliothèque -- la Bibliothèque d'Alexandrie qui était bien servie par ses bibliothécaires.

Qu'est-ce qu'ils faisaient, les bibliothécaires de cette époque ?

Leur fonction était celle du gardien du savoir … en anglais, je veux dire, they were the guardians of knowledge. Leur rôle principal était aider le chercheur dans la découverte de savoir … to aid the researcher in the discovery of knowledge. Ils ont collectionné les matières (les documents de cette époque étant les rouleaux et les premiers volumes codex) puis, ils ont créé un système de catalogage -- d'accès -- en organisant les documents qu'ils avaient collectionnés selon le sujet ou le domaine (access by subject indexes).

Ils ont collectionné les ressources pour faciliter la découverte du savoir, puis ils ont gardé et maintenu ces ressources dans un grand édifice, la bibliothèque. Enfin il ont aidé les savants de l'époque à chercher et à utiliser ce que la bibliothèque pouvait leur offrir.

Il y a plusieurs bibliothécaires de l'époque qui sont connus jusqu'à nos jours. Je veux bien en mentionner quelques uns parce que, si on les regarde et qu’on prend note de leurs actions -- ce qu'ils ont fait et accompli et ce qu'ils nous ont légué dans la tradition du métier de bibliothécaire -- on peut dire vraiment que pas grand chose n’a changé : le concept de la forme et de la fonction du bibliothécaire ainsi que l'ethique professionelle des bibliothécaires d'Alexandrie restent toujours les mêmes jusqu'à aujourd'hui.

Voici quatre grands bibliothécaires d'Alexandrie :

Maintenant que nous avons rencontré quelques bibliothécaires de l’époque alexandrine, que pouvons-nous apprendre de leur histoire ?

• De tout évidence, ils avaient (je dirais en anglais) "a marvelous service orientation". Ils voulaient rendre service pour faciliter la découverte d'information et de savoir. Ils se sont consacrés au développement des collections et ont créé des ressources -- c'est-à-dire des index et des catalogues -- pour les organiser afin que les chercheurs puissent mieux utiliser ce qui existait au royaume de savoir dans leur magnifique édifice, la bibliothèque [ici on perçoit la bibiothèque comme seul endroit]. Aujourd'hui les bibliothécaires s'occupent de pareilles tâches, sauf que nous ne sommes plus concernés par les textes imprimés uniquement pour les collectionner et les loger dans la bibliothèque. De plus en plus nous sommes concernés par la question d'accès au savoir via les ressources électroniques … souvent sur internet … celles qui existent quelque part au delà de la bibliothèque. À l'époque des Alexandrins, les documents et les textes collectionnés appartenaient à la bibliothèque pour toujours ; aujourd'hui, à l'époque digitale, la question de qui a le droit d'accéder à ces ressources est un sujet de grand débat. On anglais on appelle ce phénomène : the question of ownership versus access … [propriété contre accès?]. Là je vais y revenir plus tard.

• Les bibliothécaires alexandrins ont passé un système d'organisation de la collection (c'est-à-dire le catalogage et la classification de documents) aux futurs générations de bibliothécaires. On peut se demander si les Pinakes et le "tetagmanos" de Callimachus et d’Eratosthenes étaient les prédécesseurs du système de Melville Dewey qui est employé aujourd'hui dans de nombreuses bibliothèques ?)

• Les bibliothécaires alexandrins étaient témoins de grands changements dans les moyens de diffusion d'information. Eux aussi vivaient le passage de l'époque du rouleau de papyrus à celle du codex (le précurseur du livre moderne). Aujourd'hui, nous sommes à la frontière entre l'époque du papier (c'est-à-dire des livres et des périodiques imprimés) et celle de l'électronique.

• Comme les savants qui les ont entourés, les bibliothécaires alexandrins eux aussi étaient instruits -- spécialistes de domaines précis du savoir. On peut se demander s'ils étaient les prédécesseurs des bibliographes modernes. (en anglais "modern bibliographers"). Les bibliothécaires d'aujourd'hui ont souvent un deuxième diplôme (chez nous souvent la maîtrise, parfois le doctorat) pour se spécialiser à la gestion de la bibliothèque et du personnel ou bien à la bibliographie d'un domaine particulier.

De toute manière, la Bibliothèque de l'ancienne ville de Alexandrie a finalement été perdue avec la chute de l'empire romain. Mais je vous jure que son esprit est toujours vivant dans les nombreuses bibiothèques qui sont nées dans son sillage et qui nous entourent aujourd'hui.

C'est certain que l'institution de la bibliothèque fait partie de nos patrimoines culturels et scientifiques depuis des siècles. Sir Isaac Newton, mathématicien, physicien, inventeur et habitué de la bibliothèque a remarqué : " J'ai pu trouver ce que je cherchais parce que je suis monté sur les épaules de la génération qui m'avait précédé. " La bibliothèque sert depuis toujours de fondations à la découverte … un espace où on peut se renseigner, étudier, apprendre les richesses du monde et de ses civilisations -- son histoire culturelle et scientifique infinie.

L’actualité de changement

Alors nous avons fait un petit tour dans passé en visitant les Alexandrins et Monsieur Newton. Revenons maintenant au présent et à l'actualité du métier de bibliothécaire. Quoi de neuf ? Ce ne sera pas une grande surprise si je vous dis que tout ce qui est neuf dans les domaines du bibliothécaire, de la bibliothéconomie, des sciences de l'information est inextricablement lié au mot, "changement." On a entendu parler du "moyen âge," de "l'âge classique," de "l'âge moderne," etc. Aujourd'hui on parle de "l'âge électronique," de la "societé de l'information" et de l'époque des cybernautes dans le cyberspace. Qu'est-ce que cela veut dire pour le bibliothécaire ?

C'est sûr que notre societé traverse une époque de transition. Elle passe d'une societé basée sur ressources imprimées pour communiquer et diffuser l'information (surtout au niveau de la recherche scolaire ou scientifique) à celle d'une societé de plus en plus liée aux ressources électroniques -- non seulement sur plan de la recherche et de la communication des informations scolaires -- mais aussi dans les secteurs administratifs, économiques, sociaux, politiques, scientifiques, culturels et patrimoniaux. C'est vrai qu'on qualifie ce phénomène de "la societé de l'information." En fait, ma présence ici aujourd'hui est le resultat de découvertes et d’échanges sur internet. Cela n'aurait pas été possible il y dix ans.

Que font les bibliothécaires en face de changement ?

D'abord, il faut réfléchir … comment devrait-on approcher la situation? Lors de tout grand changement, on ressent toujours un peu de choc culturel. Au mois de juin 1995, the Association for Library Collections and Technical Services (ALCTS) of the American Library Association issued an Educational Policy Statement pour essayer d'identifier les besoins éducatifs et professionels des générations actuelles et futures de bibliothéçaires. Je vous cite l'introduction de leur document en traduction française :

Autrement dit, le monde du bibliothécaire dans "l'âge électronique," dans la "societé de l'information" est une cible mobile, difficile à saisir.

Il faut quand même faire face au changement et être proactif en le rencontrant. De cette façon, nous pouvons participer à la formation du changement plutôt que laisser le changement nous former.

Je veux maintenant parler de quelques perspectives sur la situation actuelle d'une bibliothécaire (cette bibliothécaire) qui travaille "in an university library in the United States." Je vais vous parler maintenant en anglais parce que c'est plus efficace pour moi, surtout en réfléchissant aux actualités qui m'entourent aux Etats-Unis.

My perspective is shaped by the library environment that I work in at the University of Vermont. Before speaking in more general terms about the library profession, I thought it might be useful to give you some background information about my institution, which is unique in its student population and the scope of its collections, but also typical, in that we face many of the same issues and concerns as other academic institutions in North America.

Le Vermont en Amérique du nord :

• Vermont is located the northeast corner of the United States. It is one of the smaller, more rural states in the nation, with a population of about 400,000 inhabitants. The closest big city is Montreal, 145 km. to the north.

The Institution & the Library system at a glance

• Student Population: There are approximately 10,000 students at the University; 7,000 undergraduates pursuing the baccaulauréate and 3,000 graduate students pursuing advanced degrees.
• The Library system is comprised of approximately 1.2 million volumes housed in four buildings (central research facility, research annex, medical library, chemistry and physics library.
• Annual library budget for materials = 3 million $U.S.
• Principle areas of the collection include: the sciences, social sciences, arts & humanities.

- The Mission of the Libraries is to support the research and curriculum needs of the institution and the citizens of Vermont.

Librarians working in academic research institutions in the 1990's are facing a great many exciting and challenging issues and opportunities in an era of availability of unprecedented amounts of information resources for library users -- and in an environment of considerable growth and change. I am always amazed when people ask what I do and I tell them I'm a librarian and they then say to me, "Oh isn't that nice. So, you must get to read a lot!" In fact, I am alarmed sometimes that I don't get to read enough, but rather, spend most of my time managing personnel or making decisions about how to process library materials -- including the latest electronic resources -- so that library patrons can find them. What little reading I get to do at work is oriented toward Internet discussion lists that help me keep up with recent trends and developments in my areas of work -- cataloging, serials check-in, and general management concerns to facilitate workflow and communication among staff in different areas of the libraries.

What is the principle function or "raison d'être" of a librarian today ? Or: What do librarians do ?

Not one thing, but many …. Here are some examples :

• Collection development : selection of materials for the library, usually defined by the mission of the library (or by the institution or organization that the library supports)
• Acquisition of materials : initiates contact with suppliers of library materials (books, journals, electronic resources, other media). Must be familiar with the publishing and information market, be able to negotiate among a range of vendors (book suppliers, publishers, subscription agents), and keep accurate financial records.
• Organisation of materials : has familiarity with various schemes for providing a record of the material(s) held by the library and where they can be found. This is usually accomplished by employing (or encoding) a standard set of data elements for author, title, subject, any physical or online characteristics, and location. This area is also referred to as cataloging or indexing of materials (in the library) or mapping metadata (creating links from the library catalog to electronic resources)

• Teaching and training library users (researchers, students, faculty, others with information needs) how to navigate various information sources that are available. "Bibliographic instruction" – the pedagogical aspect of librarianship focuses on teaching users to maximize a wide range of information resources that are available to them.

• Disseminate information – that is, librarians establish systems and coordinate procedures so that information and resources circulate, or are otherwise made available.

• Systems work : Management of information resources and appropriate technologies. This is now a critical area in libraries: Many library users expect the library catalog and other electronic resources to be available seven hours a day / 24 hours a week.

• Management of day-to-day library work procedures (staffing and personnel needs). In this area, it is important to be able to facilitate communication among personnel across many different areas of the library, or the university community so that services and systems run smoothly and efficiently.
• Librarians must also be responsible fiscal managers and to be able to anticipate change and plan for future developments.

It should come as no surprise that librarians are currently placing great emphasis the concept of "Access" to information, rather than to committing increasingly limited resources to "Ownership" -- or the in-house storage of all materials necessary to support the information and research needs of increasingly diverse communities of library users. Information resources are many and they are costly. The information needs of library users are very diverse … and more than libraries can reasonably afford. In short, libraries do not have the budgets to purchase all materials that are requested by their community of users.

This is particularly apparent in my area of specialization, that of serials librarianship -- where we have seen subscription prices rise on a conservative average of 10 to 12% annually in the United States (I wonder if these inflation figures are even more staggering in Europe ?). While some U.S. libraries have been fortunate enough to receive modest increases in their materials budgets (for example we at the University of Vermont have seen 3 to 6% annual increases for inflation in recent years), budgets in many large academic research institutions in the U.S., have remained at level funding from previous years, or in some cases, have actually been reduced.

The rate of publisher inflation, coupled with level funding (i.e., no increase) or modest increases in materials budgets, has made it imperative for librarians to look at (i.e., assess, monitor, evaluate) the information needs of their users in relation to resources and services that can reasonably be afforded by the library. It is the librarian's task to evaluate how to best allocate limited resources to develop new and creative solutions for meeting the needs of their clientele, be that through interlibrary loan, or by participating in library consortial arrangements with peer institutions to increase buying power.

The "serials crisis" -- the crisis in scholarly journal publishing -- (as it has been termed in many corners of the research and academic library communities) and the migration of various forms of scholarly communication and research to electronic media are major factors driving change in the library environment. The range of new electronic resources now being offered is formidable, innovative, powerful and full of new opportunities to facilitate access to information and knowledge -- not only when the library is open … but 7 days a week / 24 hours a day from a home or office computer. However, these new resources are often costly and/or experimental in nature and destined, in many cases, to disappear from the market, or to be replaced by new or alternative technology. To add to all of this, library users expect librarians to provide the best service possible to meet their research needs in being able to choose from an ever-increasing range of both print and electronic resources.

For librarians this represents a great challenge. How does one anticipate and plan for future developments? On the one hand, librarians and their constituents wish to incorporate evolving information genres and technologies into their services; other the other hand, the electronic marketplace is far from being stable. It consists of technologies that change regularly. Negotiating costs and licensing arrangements for some of these resources is similar to trying to buy a used car (which, in the U.S. is not a straightforward or necessarily pleasant proposition … you have to negotiate for the best price and be careful that you are not cheated or "taken to the cleaners," to use the idiomatic expression)

• Read professional literature ; stay abreast of change !

• Attend continuing education training and workshops (informal forums & colloquia)
• Network & collaborate with colleagues. Participate in library forums and professional organizations. In a networked culture, one need not work in isolation. Colleagues with related interests and concerns are easily accessible.

• Evaluate need for information in relation to resources that are available.

• Learn to negotiate pricing & increase buying power (consider consortial or other partnerships)

• Learn to anticipate constant change in technology and expect to compensate for it (with savvy financial planning / effective staff and end-user training)

Formation and training for current and future generations of librarians

Eh bien, I have tried to address some of the current issues and trends facing librarians in today's work environment. I wish to speak now to some of the educational and training issues that are needed to prepare librarians to meet the evolving information needs of society in the midst of change.

Education and training for librarians has been the topic of considerable dialogue and debate in the United States. The American Library Association's Office of Accreditation is the central planning and coordinating body for accreditation standards across 56 programs that offer Masters degrees in Library and Information Science in the United States, Canada and Puerto Rico (with curriculum in English, French, and Spanish). Their web site (http://www.ala.org/accreditation.html) contains a great wealth of articles, information and guidelines for a means of ensuring consistency and standards in the formation of librarians in North America. There is also a page that lists each of the accredited programs and provides a hyptertext link to the program.

What is accreditation and why is it important ?

According to a statement from the Office of Accreditation ….

"Accreditation is the voluntary, non-governmental system of evaluation used in North America to protect the public interest and to verify the quality of services rendered by a variety of different types of service organizations and institutions. In the higher education sector, accreditation assures that postsecondary educational institutions and their units, schools or programs meet appropriate standards of quality and integrity. It also helps institutions improve the quality of the education that they offer."

The process provides opportunities for practitioners, educators, and the public to participate in setting standards for master's level programs of education in the field of Library and Information Science.

Libraries in North American are staffed by a wide range of personnel with varying levels of experience and backgrounds. However, the accredited Masters degree (generally known as an MLS or MS in Library and Information Science) is recognized in institutions throughout North America as the certificate standard of educational preparation and training for an individual entering a career in the information environment. The MLS also enhances career flexibility since many prospective employers require that professional positions be filled by persons with a degree from an ALA-accredited program.

While all programs accredited by the Office of Accreditation meet a specific set of standards, there is considerable diversity among the programs. For example, some programs may emphasize management and administrative aspects of the profession, while others focus on the practice, while others focus on systems and technology, while still others focus on research and theory. Some programs may take longer periods of time to complete than others. For example, several programs require two years of full-time study, while others may be completed in a single year. Increasingly, as educational technologies evolve, many programs are offering opportunities via the concept of "distance learning" -- that is, coursework and study offered over the Internet. In fact, the concept of distance learning is becoming more and more prevalent, as approximately one third of the accredited programs now offer some form of education over the Internet. Most of these distance programs still require short-term residency for intensive sessions (e.g., one or two weeks at the start of a semester) so that students and faculty can meet and form communities, as well as benefit from resources (library, computer laboratories, campus activities) that are offered on-site to enhance learning and experience. Most all programs encourage, if not require, internships (faire un stage) -- that a student pursue some form of supervised or practical training experience -- before graduating.

• foster development of library and information professionals who will assume an assertive role in providing services (i.e., leadership skills)
• integrates the theory, application and use of technology
• responds to the need of a rapidly changing multicultural, multiethnic, multilingual society, including the needs of underserved groups
• responds to the needs of a rapidly changing technological and global society
• provides direction for future development of the field
• promotes commitment to continuous professional growth

Commitment to professional growth

While the masters degree may represent the beginning stage of formation for a career in the library and information science profession, the process of learning (continuing education) is ongoing. We learn from practical, on-the-job-experience and from the tradition of those who have gone before us. We learn of new and recent developments from the professional literature and the correspondence and exchanges of messages posted on internet discussion lists. We learn from peers and colleagues who we happen to have the good chance to meet during workshops, conferences, and informal forums for discussion -- such as the forum we are attending today. We learn, we explore, and we put our findings into practice to improve our skills and the services that we offer to others in the ongoing quest for information and knowledge.

An article in the monthly journal, American Libraries, about services and resources currently being offered to information consumers by the commercial sector (for the purpose of making a profit) puts forth the idea that the current abundance of choices for commercial services providing gateways to information sources may serve as a metaphor for the Trojan horse … that is, a signal to the end of libraries as we know them. Why go to a library if you can find what you are looking for on yahoo.com ?

Given this environment in which an abundance of information resources are available from the commercial sector it becomes more important than ever that librarians proactively assert their role as "guardians of knowledge." It is vital to ensure that access to the wealth of information in the world remain open and accessible to all of our citizens -- to anyone who asks for it. Preserving open access to the world of information is central to our role and our mission as librarians. The American Library Association, in fact, has a creed, The Library Bill of Rights that puts forth the proposition that everyone -- regardless of "origin, age, background or views" -- has the right to use the library to gain access to knowledge and the world of information.

How can librarians hope to survive in such a competitive market ?

I believe it is important to collaborate and to form partnerships – to work together to exchange ideas, confront problems, and to try to find working solutions to common concerns. It is also important to believe in our mission and purpose as gatekeepers of knowledge and providers of information – and to remain strong in that conviction. In this manner, if a large wooden horse (celui de Troi) approaches to threaten the existence of the library, librarians (and their allies) can be there to meet It ("it" being the Trojan horse). However, rather than meeting the same fate as the people of Troy; librarians – because they are generally innovative, well-informed and well-connected in their networks of colleagues and resources – will meet le cheval with intelligence and courage … and like the remnants of the great library of Alexandria, libraries and librarians will endure.